Zeitfresser für Trainer, Coaches und Berater: wie du mehr aus deiner Zeit machen kannst

Zeitfresser für Trainer, Coaches und Berater: wie du mehr aus deiner Zeit machen kannst

Hat mein Tag wirklich 24 Stunden? Mit Sicherheit stellst du dir auch immer wieder diese
Frage. Jedes Mal aufs Neue fragst du dich, wie du deine ganzen Termine vernünftig unter
einen Hut bringst und ob sich das alles überhaupt ausgehen kann. Meistens geht es sich
dann irgendwie aus. Aber genau dieses Irgendwie ist mit viel Stress verbunden. Eine
Stresssituation, die du aus mangelnder Selbstorganisation immer wieder selbst auslöst. Eine
Stresssituation, die eigentlich gar nicht notwendig ist. Doch wer oder was ist es, das deine
Zeit aufzufressen scheint?

Einer der größten Zeitfresser im Alltag eines Coaches, Trainers oder Beraters (vor allem
solange du noch keine Unterstützung durch MitarbeiterInnen hast) ist das
Kundenmanagement, der Kundensupport und die Terminvereinbarung. Aber nicht deine
Kunden fressen dir die Zeit weg, sondern du stellst deine Zeit, durch dein falsches Handeln
direkt auf die Servierplatte und wartest nur darauf, dass nach ihr gegriffen wird.

Die größten Zeitfresser im Business

  • Die Terminvereinbarung – Wie lädst du deine Kunden derzeit zu Terminen ein?
    Was passiert, wenn ein Kunde nicht erreichbar ist? Natürlich wollen Kunden
    persönlich kontaktiert werden, aber ist der telefonische Weg wirklich noch ein Modell
    unseres digitalen Zeitalters. Telefongespräche dauern oft viel länger als andere
    Kommunikationswege und sind nur zu bestimmten Tageszeiten möglich.
  • Die Terminkollision – Hast du wirklich immer einen Überblick über all deine
    Termine oder kommt es vor, dass du deine Kunden vertrösten musst? Die meisten
    von uns führen die Terminwartung digital durch, dennoch werden hier immer noch
    getrennte Systeme verwendet. Wartest du deine Termine nicht mit einem zentralen
    und zu jeder Zeit abrufbarem Tool bringst du dich damit über kurz oder lang selbst
    aufs Glatteis.
  • Die Verfügbarkeit – Wie schaut es mit deiner persönlichen Verfügbarkeit aus? Weiß
    dein Kunde darüber Bescheid wann er dich kontaktieren kann und wann du verfügbar
    bist, oder dauert es oft einige teure Minuten deiner Zeit bis ihr einen gemeinsamen
    Termin findet?

Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen findest du bei Anbietern wie Terminpilot
hier ein begleitendes System, das dich dabei unterstützt, dich und deine
Termine besser zu koordinieren.

Dein Zeittagebuch – Verschaff dir einen Überblick über deine Zeit

Wenn ich dich Frage, was du heute gemacht hast, kannst du mir dann eine detaillierte
Antwort geben? Wahrscheinlich kannst du einige Dinge aufzählen, doch mit Sicherheit
schaffst du es nicht all deine Aktivitäten der letzten 24 Stunden wiederzugeben. Mach ein
Experiment und versuch daher in nächster Zeit mit deiner verfügbaren Zeit achtsam umzugehen.

Fang damit an ein Zeittagebuch zu führen.

  • Notier darin genau, welche Aktivitäten du wann gemacht hast.
  • Notier wie lange du dafür gebraucht hast und ob du mit dem Ergebnis zufrieden
    warst.
  • Notier Leer- oder Wartezeiten die anfallen.
  • Überleg, ob die unproduktiven Zeitfresser wirklich notwendig sind und was passiert,
    wenn du sie einfach streichst.
  • Überleg, zu welchen Tageszeiten du kreative Aufgaben am besten erledigen kannst
    und zu welchen Tageszeiten du am besten Routineaufgaben erledigst.
  • Notier dir, im speziellen wie lange du für dein Kundenmanagement benötigst. Wie
    lange dauert eine durchschnittliche Terminvereinbarung? Wie erfasst du deine
    Terminbestätigung? Wie regelmäßig erinnerst du deine Kunden an einen Termin?

Und das Wichtigste – Wieviel Zeit geht dabei verloren!?
Ein Zeittagebuch ist der erste Schritt um herauszufinden, wo du jeden Tag aufs Neue Zeit
liegen lässt. Du siehst aber auch, zu welchen Tageszeiten du am produktivsten bist. Versuch
mit diesem neuen Wissen deinen Tagesablauf neu zu planen und hol dir bei Bedarf
Unterstützung durch speziell darauf abgestimmte Zeitmanagement-Tools.

Fazit

„Nichts […] ist unser wahres Eigentum außer Zeit.“ – Seneca (4 v. Chr. – 65 n. Chr.)

Mangelnde Zeit ist eines der größten Probleme unserer Gesellschaft. Zeit ist entweder da, oder eben nicht. Es gibt keine Möglichkeit sie zu kaufen. Doch es gibt zahlreiche Möglichkeiten durch gezieltes Handeln mehr aus deiner Zeit zu machen. Verabschiede dich von alt eingesessenen Methoden der Kundenorganisation und sei offen für neue Wege. Mit
Sicherheit wirst du darüber überrascht sein, wieviel Zeit du derzeit in operativen Tätigkeiten
vergeudest. In meinem Buch Immer ausgebucht findest du noch weitere Tipps, die dir dabei
helfen können dich besser zu organisieren und dadurch mehr Zeit für die wesentlichen Dinge
zu haben. Und plötzlich wirst du sehen, wie lange 24 Stunden sein können, wenn man sie achtsam nutzt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Benedikt Ahlfeld, Marketing Coach